Configuración de Almacén

El Almacén es un módulo que deberá activar un Representante de Éxito del Cliente. Este módulo le permitirá rastrear, inventariar y preparar de manera eficiente sus productos y pedidos. En este artículo encontrará las mejores prácticas para la configuración inicial de su almacén, lo que garantizará la optimización sin dejar de ser lo más organizado posible. 

 

Primero, su catálogo de productos debe ser lo más ordenado posible. Esto incluye la inactivación de productos no utilizados y el mantenimiento de atributos precisos del producto, como cantidades de cajas, familias de productos e incluso contenedores. Un catálogo de productos limpio hará que la configuración del almacén se realice sin problemas y le garantizará que dedique el menor tiempo posible a clasificar y detallar los registros de inventario, por lo que vale la pena dedicar un poco de tiempo a esta etapa.

 

Zonas de área

En segundo lugar, deberá configurar sus zonas de área. Desde Configuración > Almacén > Zonas de área, podrá seleccionar los botones azules Áreas o Zonas, y luego el verde Área nueva o Zona nueva.

 

Para una nueva Área, deberá completar la información según sea necesario, dando a cada una un nombre, descripción y un código interno identificativo, así como también designar su almacén (si tiene más de uno) o tipo. Los detalles opcionales son para su uso en la organización.

Un ejemplo para la organización del Área sería el destino previsto para los productos, como Bocadillos de oficina versus Alimentos prefabricados del hospital.


 

Para una nueva Zona, deberá darle un nombre, un almacén asignado y designarlo como refrigerado / frío / congelado. También es útil asignar zonas por tipo de producto. Otros campos opcionales proporcionan información adicional.


 

Cuando se hayan creado sus áreas y zonas, deberá volver a la página de zonas de área. Al hacer clic en el botón verde Zona nueva de área, aparece un menú simple: ingrese un código de identificación para la Zona de área, y luego el Área y la Zona que la comprende.

Por ejemplo, un Área podría ser Bebidas y dos Zonas debajo podrían ser Botellas y Latas, lo que brinda una manera fácil de separar su inventario de Bebidas por Contenedor. 

 

A continuación, las zonas de área necesitan registros de inventario. Esto se puede hacer a granel o por producto individual. 

 

Para este último, puede navegar a Configuración > Almacén > Productos, filtrar por el producto y hacer clic en su nombre, que abrirá la página Detalles del producto. A la derecha, verá una sección encabezada con el botón azul Agregar inventario, donde puede seleccionar la Zona de área en la que debe ir el producto y luego guardar sus cambios.

 

Para la configuración inicial, será más rápido y fácil configurar los Registros de Inventario a granel desde la página de Zonas de Área, donde cada Zona de Área creada tendrá un color azul en el extremo derecho. Al hacer clic en él, aparecerá una página donde puede agregar todos los productos dentro de un tipo de producto. A veces, esto es tan simple como que la Zona de Área sea Cookies y agregue las Cookies de Tipo de Producto, pero otras veces puede ser necesario reducirlo. Si, por ejemplo, necesita todas las Bebidas en lata en una única Zona de área, pero al agregar las Bebidas tipo se agregan latas y botellas, puede ir a Almacén > Auditoría, haga clic en Nueva auditoría verde en la parte superior derecha, seleccione la Zona de área apropiada en el menú desplegable y haga clic en Auditoría




Puede ver arriba que a la izquierda puede verificar los productos que no encajan en la categoría (El contenedor es o no es Botella), y luego eliminarlos usando el menú desplegable Opciones > Eliminar inventarios seleccionados. Ahora se pueden personalizar sus registros de inventario para sus zonas de área.

 

Proveedores

Desde Configuración > Almacén > Proveedores, puede crear sus proveedores haciendo clic en Nuevo proveedor en la parte superior derecha. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco y, a la derecha, podrá marcar información útil como los casos / cantidades mínimas para un pedido, el factor de pronóstico predeterminado, los días para pagar desde el pedido recibido y el calendario de pedidos, que puede ser visto en la imagen de abajo a la derecha.





Completar correctamente el Programa de pedidos es importante (pero se puede editar más adelante) porque la diferencia entre el día de su pedido y el día de recepción afectará su producto previsto para cubrir esos días, lo que garantiza un stock de productos sin interrupciones.

Los proveedores deberán estar asociados con las presentaciones, que se tratarán a continuación.

 

Presentaciones

Desde Configuración > Almacén > Presentaciones, puede hacer clic en el botón Nueva presentación en la parte superior derecha, que lo llevará a la página Creación de presentaciones. Una presentación representa cómo compra un producto de su (s) proveedor (es). Por ejemplo, una caja 24, un palet de 200, etc. Seleccione el producto apropiado, designe sus unidades por caja, caja o paleta y complete cualquier información adicional.

 

 

Si sus productos están configurados correctamente, las presentaciones se pueden hacer a granel utilizando cantidades de cajas. 

 

Asignación de presentaciones a proveedores

De vuelta en la página de Proveedores, al hacer clic en cada proveedor se mostrarán sus presentaciones asociadas en el lado derecho (en blanco en la configuración inicial). Al hacer clic en Agregar presentación, aparecerá una página en la que puede elegir la presentación adecuada, su costo asociado, el depósito requerido (si corresponde) y el código de identificación del proveedor para el producto. A veces puede ser más fácil agregar estas presentaciones asociadas tomando la última factura recibida y siguiendo la línea agregando las presentaciones al proveedor.

Esto también se puede hacer a la inversa desde la página Presentaciones y haciendo clic en Agregar proveedor. El proceso es el mismo.

 

Valores predeterminados de inventario

En su VMS, vaya a la pestaña Almacén > Inventario y luego haga clic en el icono Editar a la derecha de un producto. Para cada producto, verá sus Detalles de inventario en el lado derecho, que enumera la Zona de área predeterminada a la que se agrega el producto al recibirlo, y la predeterminada de la cual se resta el producto al preparar el kit. 


Todos los productos con varios registros de inventario deben tener los valores predeterminados de Prekit y Receive configurados para realizar un seguimiento del inventario correctamente. 


 

Finalmente, debe realizar una auditoría para ingresar su inventario inicial en el VMS. Después de navegar a Almacén > Auditoría, puede hacer clic en Nueva auditoría, seleccionar la Zona de área con la que le gustaría comenzar y comenzar a ingresar números. Cuando termine, puede ir a Opciones > Guardar auditoría


  

Tenga en cuenta que, si bien este artículo debería prepararlo para el éxito en el uso de su almacén, no cubre todas las situaciones y configuraciones. Para recibir una capacitación personalizada sobre Warehouse o para hacer preguntas más específicas, su represede Customer Success podrá programar un horario para una sesión de capacitación indivi.